Das digitale Amt ist eine App und bietet die Möglichkeit, Amtswege online und ohne physischen Besuch am Amt zu erledigen. Zusätzlich bietet die App zahlreiche Informationen rund um die öffentliche Verwaltung und löst bürokratische Hürden in vielen Lebenssituationen.
Was ist das digitale Amt?
Das digitale Amt wurde als App zur Website oesterreich.gv.at entwickelt, um den Bürgern noch mehr und schnelleren Service rund um alle Amtswege anbieten zu können. Die Nutzung der App ist grundsätzlich kostenlos, es kann aber passieren, dass für die Ausstellung und Beantragung gewisser Dokumente Gebühren anfallen. Darüber wird man aber im Vorfeld direkt in der App informiert.
Welche Amtswege kann man digital erledigen?
Digital erledigen kann man über das Digitale Amt folgende Amtswege:
Nutzung der Angebote von Justiz online: Dokumente zu Verfahren können digital abgerufen werden
Firmenbuchauszüge
Wohnsitz An-, Um- und Abmeldung
Digitaler Babypoint: Checkliste rund um die Geburt, Geburtsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis, Meldezettel, eCard-Zustellung für das Neugeborene
Beantragung von Wahlkarten
Reisepass-Erinnerungsservice
Abspeicherung des Reisepasses online und sicher im eTresor
Sämtliche digitale Amtsservices, die mit der Hanmein pdy-Signatur nutzbar waren
Abholung von elektronischen Behördennachrichten aus dem elektronischen Postfach "Mein Postkorb"
Plattformübergreifende Suche (oesterreich.gv.at, usp.gv.at etc.)
Nutzung weiterer Portale wie Finanz Online über SSO (Single Sign On), Unternehmensserviceportal (usp.gv.at), Meine SV
Die Services werden kontinuierlich ausgebaut und erweitert.
Wie kommt man zum digitalen Amt?
Die App "Digitales Amt" kann App Store von Apple oder im Google Play Store kostenlos heruntergeladen werden.
Für die Anmeldung notwendig ist die ID-Austria oder bis 5.12.2023 die Handysignatur.
Die Handysignatur ist einer persönlichen Unterschrift gleichgestellt – nur eben im Internet. Sie ist sozusagen ein virtueller Personalausweis. Mit der Handysignatur hat man Zugang zu mehr als 200 eServices in Verwaltung und Wirtschaft. Um sie zu aktivieren gibt es mehrere Möglichkeiten. Entweder man geht persönlich mit einem amtlichen Lichtbildausweis zum Amt (die Registrierungsstellen findet man unter diesem Link: https://www.a-trust.at/registrierungsstellen/) oder man lässt die Signatur online freischalten. Dies ist über mehrere Portale, unter anderem FinanzOnline, möglich.
Seit Sommer 2022 konnten Nutzer der Handysignatur auf die ID Austria umsteigen. Notwendig dafür ist der Download der App "Digitales Amt".
ID-Austria ersetzt die Handysignatur
Ab dem 5. Dezember 2023 ersetzt die ID-Austria die bisher ebenso in Verwendung gewesene Handysignatur endgültig.
Der Wechsel findet aufgrund technischer Sicherheitsstandard statt. Dadurch entspricht die ID-Austria auch den europäischen Standards, um auch im EU-Ausland akzeptiert zu werden.
Die Umstellung wird auch noch lange nach dem 5. Dezember möglich sein.
Was braucht man fürs Digitale Amt?
Voraussetzungen für die Nutzung des "Digitalen Amts" sind eine aktive Mobiltelefonnummer und die aktuellste Version der App. Für die Aktivierung wird zudem ein Zweitgerät benötigt.
Welche Systemanforderungen muss das Smartphone fürs "Digitale Amt" erfüllen?
iOS: Zur Identifizierung muss die Touch ID bzw. Face ID in den Einstellungen aktiviert sein, sowie die Betriebssystemversion iOS 14 oder höher.
Android: Zur Identifizierung mit dem Fingerabdruck sind ein Fingerabdrucksensor und eine Betriebssystemversion Android 8 (Oreo) oder höher am Gerät vorhanden sein. Für eine Identifizierung via Gesichtserkennung oder ein Iris-Scanner ist die Betriebssystemversion Android 10 oder höher erforderlich.
So funktioniert die Anmeldung in der App "Digitales Amt"
Die App öffnen und auf das Symbol "Anmelden" klicken
Anmeldeart wählen: Anmelden mit ID Austria /Handysignatur
Nun wird ein Zweitgerät benötigt, auf dem man die Website www.handy-signatur.at/digitales-amt aufruft.
Dort auf "Jetzt starten" klicken und mit dem Handysignatur-Benutzernahmen und Passwort anmelden (Klick auf Identifizieren).
Nun erhält man einen TAN auf das Smartphone. Diesen am Zweitgerät eingeben und auf Identifizieren klicken.
Nun setzt man den Prozess am Smartphone fort und wählt "Jetzt QR-Code einscannen" und nach der ausgewählten Art identifizieren.
Den Zugriff auf die Kamera erlauben und den QR-Code am Bildschirm des Zweitgerätes scannen. Klappt das nicht, kann man alternativ auch einen Aktivierungscode eingeben.
Als nächstes gibt man das Signatur-Passwort ein und klickt auf weiter
Es folgt die Unterschrift der Signatur-Anfrage und die Feststellung der Identität.
Dann geht es in der App "Digitales Amt" auf dem Smartphone weiter:
In der App wird "Jetzt QR-Code einscannen" ausgewählt und der Zugriff auf Kamera/Fingerabdruck/Gesichts-/Iriserkennung muss erlaubt werden.
Anschließend scannt man den am Bildschirm des Zweitgeräts angezeigten QR-Code ein oder gibt den Aktivierungscode ein.
Nun muss der Signaturcode eingegeben werden und die Signaturanfrage mittels Fingerabdruck/Gesichts-/Iriserkennung bestätigen werden.
Dieser Prozess muss nur einmal durchgeführt werden. Danach erfolgt die Anmeldung per Fingerabdruck/ Gesichts-oder Iriserkennung.
Nun verfügt man über eine ID Austria und kann das Digitale Amt nutzen. Wenn man sich mit einer Handy-Signatur anmeldet, wird im Zuge der Anmeldung die alte Handy-Signatur zur ID Austria umgestellt und behält alle Funktionen und Ihre Anmeldedaten. Die Anmeldung für die Vollversion der ID Austria ist ebenfalls in der App möglich, in manchen Fällen ist jedoch ein persönlicher Gang zur Behörde notwendig. In der Vollversionen können etwa Ausweise direkt in der App abgelegt und vorgezeigt werden.
Nutzung des Digitalen Amtes
Voraussetzung für die Nutzung ist die korrekte Anmeldung in der App. Danach öffnen Sie die App, gehen auf "Profil" (das Symbol findet sich in der Tab-Leiste ganz unten) und wählt "Offene Signaturen". Nach der Prüfung des Dokumentes schließt man den Prozess mit "Unterschreiben" ab. Wenn man der App erlaubt hat, Mitteilungen zu senden, wird man auch aktiv auf offene Signaturen hingewiesen. Für etwaige Startschwierigkeiten steht einem ein Chatbot namens Mona als Verwaltungsassistent zur Verfügung, der auf dem Amtsweg begleitet und mit Rat und Tat zur Seite steht.
Die App fragt fallweise nach der Eingabe des Signatur-Passworts. Beim ersten Mal wird daraus ein Sicherheitszertifikat ausgestellt, mit dem die Identifikation per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung möglich ist. Dieses Zertifikat läuft allerdings aus Sicherheitsgründen nach einiger Zeit ab und dann muss erneut das Signatur-Passwort eingegeben werden.
Die Abmeldung von der App erfolgt ebenfalls über das "Profil". Man wählt dieses aus und klickt auf "Abmelden". Hat man sich abgemeldet, so muss man beim erneuten Öffnen der App wieder die Anmeldedaten eingeben.
Vorteile und Nachteile
Der sicher größte Vorteil der App ist, dass Amtswege bequem von zu Hause aus erledigt werden können. Es müssen keine zeitlichen Ressourcen mehr dafür gebunden werden. Die Übersichtlichkeit für den Bürger steigt: Es ist leicht zu erkennen, welche Serviceleistungen angeboten werden, das Amt wird als Dienstleister wahrgenommen. Durch die Terminerinnerung werden Stresssituationen und damit ein höherer Arbeitsaufwand vermieden. Die Bürgernähe steigt durch einfache Kommunikationswege. Weiters können wichtige Dokumente online gespeichert werden und sind somit jederzeit abrufbar. Zudem ist auch eine deutliche Kostenersparnis bei Antrags- und Beilagengebühren zu beobachten.
Ein Nachteil der App ist, dass der Besitz eines Smartphones zwingend erforderlich ist. Wer damit aus welchen Gründen auch immer nicht umgehen kann, hat keinen Zugriff darauf. Dies war bei der Handy-Signatur keine zwingende Notwendigkeit. Es gibt Dokumente, wie z.B. die letztwillige Verfügung, die nicht digital gezeichnet werden können. Geraten die Signaturdaten trotz aller Vorsicht in die Hände Fremder, kann das ein massives datenschutzrechtliches Problem auslösen.
Alternativ oder falls das eigene Gerät nicht von der App unterstützt wird, kann ein FIDO-Sicherheitsschlüssel genutzt werden. Dieser wird als zweiter Authentifizierungsfaktor zur Anmeldung mit ID Austria im Webbrowser verwendet.
