Mitarbeitergespräch: Tipps, Ablauf und Checkliste

Das Mitarbeitergespräch dient laut Arbeiterkammer (AK) als Kommunikationsinstrument zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen. Es findet in der Regel einmal im Jahr statt und wird darum hin und wieder auch als Jahresgespräch bezeichnet.

In dem Gespräch, das stets vom/von der Vorgesetzten geführt wird, wird Bilanz gezogen sowie über Anliegen, Ziele, Feedback und die weitere Planung gesprochen. Es findet abseits des Tagesgeschäfts statt und es folgt einem zuvor definierten Ablauf. Beiden Seiten bereiten sich darauf vor und es können Vereinbarungen für die weitere Arbeit getroffen werden.

Das Gespräch soll außerdem die Beziehung zwischen beiden Ebenen stärken. Ebenso kann es Arbeitsbeziehungen auch verändern.

Auch interessant:

• Kündigung des Dienstverhältnisses: Ablauf, Tipps & Rechtliches

• Was bringt der Kollektivvertrag?

• Abfertigung Alt und Neu: Wie viel man bekommt

• All-in-Vertrag: Was nicht erlaubt ist

Das Mitarbeitergespräch findet in der Regel einmal im Jahr statt, kann aber auch anlassbezogen einberufen werden, etwa wenn ein Konflikt besteht oder ein:e Mitarbeiterin etwa Kritik äußern möchte oder auch jemand zum Beispiel aus der Karenz zurückkehrt.

Das Mitarbeitergespräch kann immer stattfinden, wird aber in der Regel oft gegen Ende des Jahres angesetzt, um Bilanz zu ziehen und das nächste Jahr zu planen.

Es dauert in der Regel 60 bis 90 Minuten und wird zwei bis drei Wochen davor angekündigt.

Gerne wird auch am Ende der Probezeit ein Mitarbeitergespräch angesetzt, um zu klären, wie es weitergeht bzw. wenn man bleibt, was die weiteren Aufgaben sein werden.

Ein Mitarbeitergespräch ist in Österreich nicht verpflichtend, es gibt keinen gesetzlichen Anspruch, dieser kann aber in Kollektivverträgen oder dem Arbeitsvertrag festgehalten sein. Die Durchführung eines solchen Gesprächs kann auch in Betriebsvereinbarungen geregelt sein.

Eigentlich sollte das Mitarbeitergespräch ein 1:1-Gespräch sein. Gibt es etwa zwei gleichberechtigte Vorgesetzte, können auch beide dabei sein, dann gilt es aber klar zu stellen, wer für welche Fragen bzw. Themen zuständig ist.

Von Unternehmensseite wird, wenn ein schwieriges Gespräch etwa mit arbeitsrechtlichen Fragen bevorsteht, auch gerne jemand von der Personalabteilung hinzugezogen. Dann kann und darf man sich als Mitarbeiter:in auch Verstärkung aus dem Betriebsrat für das Gespräch holen, um eine “2-gegen-1”-Szenerie zu vermeiden.

Betriebsfremde Personen dürfen allerdings nicht teilnehmen.

Das Mitarbeitergespräch ist außerdem ein Vier-Augen-Gespräch, es unterliegt also der Verschwiegenheit und die Inhalte verlassen nur dann den Raum, wenn es notwendig ist, also etwa andere Kolleg:innen bzgl. einer Änderung betroffen sind.

Der Ablauf ist natürlich individuell verschieden, aber oftmals wird in dem Gespräch chronologisch vorgegangen, also zunächst auf die Vergangenheit geschaut, Bilanz gezogen, darüber gesprochen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden, eruiert, was gut lief, was weniger gut lief, etc.

Danach spricht man oft über die Gegenwart, wie es gerade läuft, was herausfordernd ist, was man braucht, wo man steht.

Und am Ende gilt es, in die Zukunft zu blicken: Welche Ziele setzt man sich? Wo muss man korrigieren? Welche Projekte stehen an? Wo will man selbst persönlich hin, wo sieht der/die Vorgesetzte den/die Mitarbeiter:in?

Im Mitarbeitergespräch werden in der Regel Ziele vereinbart, die definieren, was konkret erreicht werden soll, bis wann es erreicht werden soll und wie gut das Ziel erreicht werden muss. Wichtig ist auch, dass die Ziele eben KONKRET formuliert werden, am besten sind sogenannte SMART-Ziele, das bedeutet: S-spezifisch, M-messbar, A-attraktiv, R-realistisch und T-terminiert.

Es empfiehlt sich, ein Protokoll zu führen, denn dadurch wird das Gesagte verbindlich.

Das Mitarbeitergespräch dreht sich ausschließlich um Arbeitsbelange. Diese dürfen auch alle angesprochen werden, sowohl die Gehaltsfrage, als auch eine Kündigung darf im Rahmen dieses Gesprächs ausgesprochen werden.

Was in dem Gespräch nicht Thema sein sollte: Private Belange. Fragen zur Familienplanung oder zum Befinden haben hier nichts verloren. Ebenso wenig sollte über andere Kolleg:innen gesprochen werden bzw. diese übermäßig kritisiert. Und auch von tagesaktuellen Themen empfiehlt es sich, in dem Gespräch abzusehen.

Führungskraft als auch Mitarbeiter:in müssen sich auf das Gespräch vorbereiten. Das heißt, es muss zunächst natürlich organisatorisch sicher gestellt sein, dass etwa ein Raum zur Verfügung steht sowie eventuell benötigte Hilfsmittel vorhanden sind.

Ebenso sollte man sich überlegen, welche Ziele man in Zukunft erreichen kann und möchte, wie die eigenen Leistungen in der Vergangenheit waren, was die weiteren Erwartungen sind.

Eine Checkliste, um sich die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch zu überlegen:

• Welche Themen möchte ich unbedingt besprechen?

• Welche meiner bisher gesteckten Ziele habe ich wie gut erreicht? (Warum hat etwas nicht geklappt?)

• Wie ist meine Arbeitsleistung? (Was läuft gut? Was ist herausfordernd?)

• Wie arbeite ich mit Kolleg:innen zusammen?

• Wie ist die Zusammenarbeit mit der Führungskraft? (Wo fühle ich mich unterstützt? Was motiviert mich? Was bräuchte ich?)

• Welches Thema ist mir für die Zukunft wichtig?

• Welche Ziele kann ich erreichen?

Gerne gestellte Fragen von Führungskräften sind unter anderem:

• Ob man gut mit der Arbeit vorankommt?

• Was man im letzten Jahr dazugelernt hat?

• Wo man sich gerne hinentwickeln möchte?

• Frage zur Motivation und Arbeitsatmosphäre

• Mit welchen Herausforderungen man zu kämpfen hat?

• Was sich verbessern müsste in Zukunft?

• Frage zu den Karrierezielen

Ein Mitarbeitergespräch sollte man nicht nur “hinter sich bringen”, sondern es auch als Chance sehen, sich selbst einzubringen und Dinge anzusprechen.

Gute Vorbereitung! Man sollte sich unbedingt gut darauf vorbereiten und gerne auch mit vorbereiteten Notizen in das Gespräch gehen.

Zuhören und konstruktiv sein: Im Gespräch stets gut zuhören und Kritik auch annehmen - und mit an konstruktiven Lösungen arbeiten

Sich der eigenen Erwartungen im Klaren sein: Auch das ist etwas, das man sich vorher überlegen sollte, nämlich welche Erwartungen man selbst an dieses Gespräch hat.

Das Mitarbeitergespräch kann man natürlich auch für Feedback an den/die Chef:in nutzen und es ist auch dazu da. Allerdings sollte man sich im Vorhinein unbedingt genau überlegen, was man sagen möchte und wie. Dabei sollte keine Kritik ohne konstruktive Lösungsvorschläge geäußert werden bzw. auf diese, wenn sie kommen, auch eingegangen werden. Persönliche Kritik und natürlich verletzende Aussagen sind nicht angebracht.

• Dazu interessant: Kritik richtig üben: So geht es

Auch kann man sich davor in den/die Chef:in hineinversetzen, um dann die Punkte (nicht mehr als zwei oder maximal drei) mit viel Empathie anzubringen.