Wie muss ein Kündigungsschreiben aussehen muss, welche Fristen eingehalten werden müssen und was passiert, wenn das Kündigungsschreiben zu spät eintrifft. Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Was ist ein Kündigungsschreiben?
Die Kündigung ist eine einseitige Erklärung von Arbeitnehmer:innen an ihre Arbeitgeber:innen – oder vice versa – darüber, dass sie das zwischen ihnen bestehende Arbeitsverhältnis beenden möchten. Einseitig deshalb, weil die andere Vertragspartei nicht zustimmen muss. Es reicht der Willen der aussprechenden Seite. Nimmt eine der Arbeitsvertragsparteien diese Erklärung nicht mündlich (was auch möglich wäre), sondern schriftlich vor, dann handelt es sich um ein Kündigungsschreiben.
Wie muss es aussehen?
Bei Beendigungserklärungen wie einem Kündigungsschreiben ist keine bestimmte Form oder Formulierung vorgeschrieben. Will die Person, die ein Kündigungsschreiben verfasst, mit diesem eine rechtswirksame Beendigung erreichen, sollte es dennoch korrekt aufgebaut sein. Das bedeutet, dass für den Empfänger oder die Empfängerin klar erkennbar sein muss, dass die andere Seite den Arbeitsvertrag beenden möchte.
Einfacher kann man es sich machen, wenn man eine solche Erklärung beispielsweise gleich mit "Kündigungsschreiben" betitelt oder allgemein erwartbare Formulierungen verwendet. Schreibt der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin etwa "Wir kündigen hiermit Ihr Arbeitsverhältnis", werden die Empfänger:innen solcher Zeilen wohl verstehen, was gemeint ist. Eine schriftliche Kündigungserklärung muss dabei nicht auf Papier geschehen, sondern kann ebenso digital erfolgen: So ist unter Umständen auch der Ausspruch einer Kündigung per E-Mail oder SMS zulässig. Insbesondere bei letzterem Modus ist aber erforderlich, dass der Vertragspartner oder die Vertragspartnerin in der Vergangenheit bereits gezeigt hat, dass er oder sie bereit wäre, auch SMS für dienstliche Kommunikation zu verwenden.
Wie eingangs erwähnt, ist meist aber ohnehin nicht vorgeschrieben, dass die Kündigung schriftlich erfolgen muss. Eine mündliche Kündigung oder eine durch "allgemein anerkannte Zeichen" wäre somit ausreichend. Ausnahmen gibt es in manchen Sondergesetzen: Zum Beispiel muss für die Kündigung von Vertragsbediensteten des Bundes eine schriftliche Kündigung erfolgen, sonst ist sie nicht rechtsgültig erfolgt. Man sollte sich also vor Ausspruch einer Kündigung gründlich informieren, ob in der eigenen Branche schriftliche Kündigungen oder andere Formvorschriften konkret vorgeschrieben sind.
Wann wird das Kündigungsschreiben wirksam?
Selbst ein korrekt formuliertes Kündigungsschreiben kann keine Wirkung entfalten, wenn es die Empfänger:innen nicht erreicht. Im Arbeitsrecht spricht man davon, dass die Kündigungsschreiben "zugehen" müssen, also in den "Machtbereich" der Empfänger:innen gelangen, damit sich diese Kenntnis über den Inhalt verschaffen könnten. Das mag kompliziert klingen, ist in der Praxis aber nachvollziehbar: Versendet man eine schriftliche Kündigung zum Beispiel
per Post (normaler Brief), gilt sie als wirksam zugegangen, sobald sie in den Briefkasten des Empfängers oder der Empfängerin eingeworfen wird;
per eingeschriebenem Brief und wird sie am Postamt hinterlegt, weil die Empfänger:innen sie nicht direkt von den Zusteller:innen an der Haustür entgegengenommen haben, gilt sie an dem ersten Tag als wirksam zugegangen, an dem sie beim Postamt abgeholt werden könnte;
per E-Mail, gilt sie als zugegangen, sobald die Empfänger:innen sie unter gewöhnlichen Umständen abrufen können – das bedeutet, dass sie am E-Mail-Account des Empfängers abrufbar sein muss.
In der Praxis ist es empfehlenswert, eine Zustellmethode zu wählen, bei der sich leicht nachweisen lässt, dass das Kündigungsschreiben in den Empfangsbereich der anderen Partei gelangt ist. Ein Versand per eingeschriebenem Brief ist hier also beweiskräftiger als ein normal aufgegebenes Schreiben.
Eine weitere Voraussetzung für die Wirksamkeit ist, dass es den Empfänger:innen überhaupt möglich wäre, rechtzeitig Kenntnis von dem in ihren Machtbereich gelangten Kündigungsschreiben zu erlangen. Ist eine Empfängerin zum Beispiel wegen eines Krankenhausaufenthalts gar nicht zu Hause, wird man wohl erst von einem Zugang des ihr in den Hausbriefkasten eingeworfenen Kündigungsschreibens ausgehen können, wenn sie wieder aus dem Krankenhaus entlassen und heimgeschickt wird.
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Wann muss es vorliegen? (Kündigungsfristen)
Eine Kündigung ist eine empfangsbedürftige Erklärung. Das Arbeitsverhältnis endet aber nicht sofort mit Ausspruch der Kündigung: Es müssen dabei nämlich Kündigungsfristen und Kündigungstermine eingehalten werden: Die Kündigungsfrist ist der Zeitraum, zwischen dem Ausspruch der Kündigung und dem tatsächlichen Ende des Arbeitsverhältnisses (Kündigungstermin). In dieser Zeit besteht das Arbeitsverhältnis weiter. Während Arbeitgeber:innen sich häufig an Kündigungsfristen zwischen sechs Wochen und fünf Monaten halten müssen, sind diese für Arbeinehmer:innen mit oft nur einem Monat kürzer. Die Kündigungsfristen und Termine sind in Gesetzen und Kollektivverträgen festgeschrieben. Wenn man hinsichtlich der Beendigungsmodalitäten im Arbeitsvertrag flexibler sein möchte als in einem Kollektivvertrag, ist das in gewissen Grenzen in Ordnung. Es darf aber nicht zu Nachteilen für die Arbeitnehmer:innen kommen.
Um die Kündigungsfrist "rechtzeitig" auszulösen, muss die erklärende Partei demnach Schritte setzen, um der anderen Arbeitsvertragspartei das Kündigungsschreiben fristgerecht in der richtigen Form zugehen zu lassen. Ist man zeitlich schon sehr knapp dran, kann es in der Praxis ratsam sein, sich nicht auf einen Versand per Post (mit dem Einlangen bei der anderen Seite ein paar Tage später) zu verlassen, sondern eine schnellere Zustellungsart, zum Beispiel durch einen Kurierdienst oder eine digitale Übertragung via E-Mail, zu wählen.
An wen adressiert man die Kündigung?
Natürlich muss man das Kündigungsschreiben auch an die richtige Person senden. Das ist für Arbeitgeber:innen leichter, weil sie ihren Unterlagen ja meist den kompletten Namen und die Anschrift der Arbeitnehmer:innen entnehmen können. An diese Adresse sollte das Schreiben auch eingerichtet werden. Sind die Arbeitnehmer:innen zwischenzeitig umgezogen, haben die Adressänderung den Arbeitgeber:innen aber nicht bekannt gegeben, dann gilt auch ein Schreiben an die alte Adresse als wirksam zugestellt.
Für Arbeitnehmer:innen, die ihrerseits kündigen wollen, kann es teilweise unklar sein, an wen sie ihr Kündigungsschreiben adressieren sollen. Gerade in größeren Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Stabstellen verliert man schnell den Überblick über die richtige Ansprechstelle. Hier empfiehlt es sich, das Schreiben im Zweifelsfall an mehrere Personen und Stellen gleichzeitig zu richten. Infrage kommen zum Beispiel die Geschäftsführung, die Personalabteilung, die direkten Vorgesetzten oder Kombinationen aus einzelnen oder allen dieser Empfänger:innen. Man kann auch im Impressum der Website der Arbeitgeber:innen nachsehen, welche Post- und E-Mailadressen dort genannt sind. Ist dort eine Adresse für allgemeine geschäftliche Kombination angeführt, sollte man dort ein Kündigungsschreiben wirksam hinsenden können.
Was, wenn das Schreiben zu spät eintrifft?
Sollte das Kündigungsschreiben zu spät bei der empfangenden Partei eintreffen, dann ist die ausgesprochene Kündigung deshalb nicht automatisch unwirksam. Denn mit dem Kündigungsschreiben hat die erklärende Partei ja klar zum Ausdruck bringen wollen, dass sie das Arbeitsverhältnis beenden möchte. Allerdings kann es dann sein, dass die Kündigung das Arbeitsverhältnis und alle damit zusammenhängenden Ansprüche nicht zum Kündigungstermin, den die erklärende Partei sich gewünscht hatte, beendet.
Nehmen wir beispielsweise an, eine Arbeitgeberin wollte das Dienstverhältnis zu einem ihrer Arbeitgeber mit Wirkung zum 30. Juni eines Jahres beenden und hat dieses Kündigungsdatum so in das Schreiben aufgenommen. Sie hat die Kündigung dann aber so spät abgeschickt, dass sie beim Arbeitnehmer erst eintrifft, als sich eine Beendigung zum Termin 30. Juni unter Einhaltung der notwendigen Kündigungsfrist nicht mehr ausging. In diesem Fall endet das Dienstverhältnis zwar zum 30. Juni, der Arbeitnehmer muss also nach diesem Tag keine Arbeitsleistungen mehr bringen. Wäre er aber bei Einhaltung der richtigen Fristen und Termine länger beschäftigt geblieben, hätte er auch noch weiter Entgelt bezogen. Und genau diesen Entgeltverlust wegen fristwidriger Kündigung könnte der Arbeitnehmer dann als Schadenersatz (sogenannte "Kündigungsentschädigung") vom Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin einklagen.
Muss der Erhalt der Kündigung bestätigt werden?
Häufig finden sich am Ende eines Kündigungsschreibens Formulierungen wie "zur Kenntnis genommen" oder "erhalten am" mit der Aufforderung, den Erhalt schriftlich zu quittieren und das Datum bei der eigenen Unterschrift einzufügen. Es steht den Empfänger:innen jedoch frei, ob sie dieser Aufforderung nachkommen möchten oder nicht. Sie können sich natürlich weigern, den Erhalt zu bestätigen, ohne dass ihnen deshalb Konsequenzen drohen. Das ändert aber nichts daran, dass das Kündigungsschreiben auch ohne Empfangsbestätigung seine Wirkung entfaltet, wenn es den Empfänger:innen rechtzeitig und in einer korrekten Form zugegangen ist. Bekommt also zum Beispiel eine Arbeitnehmerin nachweislich ein Kündigungsschreiben von der Arbeitgeberin und weigert sie sich, den Erhalt zu bestätigen, kann sie später nicht unter Hinweis auf die fehlende Empfangsbestätigung behaupten, dass sie dieses nicht erhalten hätte und die Kündigung daher unwirksam wäre.
Vorlagen für Kündigungsschreiben
Im Internet finden sich zahlreiche Vorlagen für Kündigungsschreiben. Vor deren Verwendung sollte man aber drauf achten, ob sie von vertrauenswürdigen Quellen stammen. Ebenso sollte man bedenken, dass nicht alles, was im Internet an deutschsprachigen Vorlagen veröffentlicht wurde, auch wirklich die Rechtslage in Österreich berücksichtigt.
Hier können Sie sich in Arbeitsrechtsfragen beraten lassen:
Während die allgemein verfügbaren Vorlagen von Kündigungsschreiben für die meisten Standardfälle ausreichend sein werden, empfiehlt es sich bei Detailfragen und um auf Nummer sicher zu gehen, mit Arbeitsrechtsspezialist:innen zu sprechen. Ein falsch formuliertes oder unwirksam zugestelltes Kündigungsschreiben kann einem später nämlich ganz schön viel Ärger bereiten.
