Was das Motivationsschreiben beinhalten, wie es aufgebaut sein und welche Fehler man unbedingt vermeiden sollte. Die besten Tipps vom Karrierecoach Michael Hanschitz.
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Was soll das Bewerbungsschreiben beinhalten?
"Die Grundregel lautet: Alles, was nicht im Lebenslauf steht, gehört ins Bewerbungsschreiben", so der Karrierecoach Michael Hanschitz. Im Wesentlichen geht es dabei um die Beantwortung folgender drei Fragen, die gleichzeitig die Struktur des Schreibens vorgeben:
Warum will ich einen Jobwechsel?
Warum will ich für dieses Unternehmen arbeiten?
Warum will ich gerade diese Stelle?
Informationen etwa zum beruflichen Werdegang, der Ausbildung und diversen Kenntnissen haben hier nichts verloren. "Hier geht es ausschließlich um Ihre Persönlichkeit", betont der Karrierecoach. Was zeichnet Sie aus? Warum sind gerade Sie für diesen Job geeignet? "Der Entwurf des Bewerbungsschreibens fällt den meisten schwerer als der des Lebenslaufs", weiß der Experte. Weil man sich, wenn man es gut machen will, intensiv mit sich selbst auseinandersetzen muss. Wovon man wiederum im Bewerbungsgespräch, so man eingeladen wird, profitiert. "Warum wollen Sie diesen Job haben? Warum wollen Sie für unsere Firma arbeiten? Wieso, glauben Sie, sind Sie für die Stelle geeignet? All diese Fragen werden auch im Vorstellungsgespräch gestellt."
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Nicht im Inneren suchen, sondern im Äußeren recherchieren muss man dagegen für die Beantwortung der Frage, warum man in diesem und keinem anderen Unternehmen arbeiten möchte. Liegt es an dem Image der Firma? Daran, dass man deren Produkte schätzt? Oder schlicht und einfach an der Branche? Auch das im Zuge der Recherche angeeignete Wissen kommt Ihnen beim Vorstellungsgespräch zugute. Ebenso im Motivationsschreiben andeuten kann man, warum man einen Jobwechsel anstrebt. Vielleicht, weil man den nächsten Karriereschritt machen möchte? Die Begründung für den Wunsch nach einem Wechsel eignet sich mitunter als Einstieg ins Bewerbungsschreiben.
Welcher Einstieg eignet sich am besten?
Eine Möglichkeit, ins Bewerbungsschreiben einzusteigen, ist sich auf die Anzeige zu beziehen. Etwa mit den Worten: "Ich habe Ihr Inserat in ... gelesen und will mich nun für die Stelle als ... bewerben." Ein derartiger Einstieg hat breite Akzeptanz und lässt gleich erkennen, worum es geht. 90 bis 95 Prozent der Bewerber:innen vertrauen Hanschitz zufolge auf diese Variante. Andere wiederum lassen ihrer Kreativität freien Lauf. Immer abhängig natürlich davon, wie eloquent man ist und für welchen Job man sich bewirbt. So wird eine Person, die eine Stelle als Texter:in in einer Werbeagentur anstrebt, vermutlich einen anderen Einstieg wählen als jemand, der sich in der Personalabteilung einer Bank bewirbt.
Wer will, kann auch das, was bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen offensichtlich ist, zum Thema machen. "Jemand, der oft gewechselt hat, kann das Schreiben mit der Frage: 'Glauben Sie, dass ich ein Jobhopper bin?' beginnen", schildert der Experte. Wählt man einen derartigen Einstieg, müsse man allerdings auch frech genug sein, ihn im Bewerbungsgespräch vertreten zu können. Welchen Aufhänger Sie schließlich nehmen, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist lediglich, dass Sie sich mit ihm wohlfühlen. Dasselbe gilt für die Verabschiedung, die dann vonnöten ist, wenn Sie das Motivationsschreiben in Form eines Briefes verfassen.
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Wie ist ein Bewerbungsschreiben aufgebaut?
Das Bewerbungsschreiben muss nicht, wird aber meistens in Form eines Briefes verfasst. Der Briefkopf setzt sich aus dem Namen, der Anschrift und den Kontaktdaten des Absenders, dem Namen und der Anschrift des Unternehmens sowie dem Ort und dem Datum des Schreibens zusammen. Sodann folgen der Betreff und die Anrede. Wichtig dabei ist, den Adressaten persönlich anzusprechen. Geht aus dem Inserat nicht hervor, wer das Bewerbungsschreiben in Händen halten wird, sollte dies unbedingt vorab recherchiert werden. Der einfachste Weg hierfür ist ein Anruf im Unternehmen.
Bewirbt man sich in einem traditionsreichen österreichischen Unternehmen, kann man auf die Anrede "Sehr geehrte" bzw. "Sehr geehrter" setzen, die Hanschitz zufolge aber nicht mehr allzu gängig ist. Er empfiehlt ein schlichtes "Liebe Frau ..." bzw. "Lieber Herr ...", wobei man hierzulande nicht auf den Titel vergessen sollte. Richtet man sein Anschreiben an ein Start-up, könne man dieses auch mit den Worten "Hallo, ihr Lieben" einleiten. "Hier ist der Zugang ein anderer. Die Leute sind dynamisch und aufgeschlossen. Sie werden eher aufmerksam, wenn sie einmal etwas lesen, das vom Standard abweicht."
WICHTIG!
• Schreiben Sie nicht "Sehr geehrte Damen und Herren!" Sprechen Sie den Adressaten stets mit seinem Namen an.
• Wird im Inserat eine Kenntnis oder Fähigkeit gefordert, über die nur wenige Leute - darunter Sie - verfügen, weisen Sie explizit darauf hin.
• Setzen Sie sich beim Verfassen des Motivationsschreiben intensiv mit der Frage auseinander, bei wem Sie sich bewerben.
Beenden können Sie das Anschreiben zu Beispiel mit den Worten "Für ein Vorstellungsgespräch stehe ich jederzeit zur Verfügung. Ich freue mich sehr, von Ihnen zu hören." Als Verabschiedung eignet sich "Mit besten Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen". "Niemand wird 'Griaß eich' hinschreiben. Außer", ergänzt der Experte, "man bewirbt sich auf einer Almhütte. Dann passt das sogar ganz gut", treten starre Regeln zum Verfassen des Anschreibens doch zusehends in den Hintergrund. Stattdessen müsse man sich stets mit der Frage beschäftigen, bei wem man sich bewirbt. Aus der Antwort lassen sich dann meist auch inhaltliche Aspekte wie die Anrede, der Einstieg und die Verabschiedung ableiten.
Auf Anrede und Verabschiedung verzichten können Sie, wenn Sie Ihre Beweggründe, für das Unternehmen zu arbeiten, auf einer blanken A4-Seite schildern. Idealerweise mit einer Überschrift versehen, wie etwa: "Warum ich für Ihr Unternehmen arbeiten will". Ob nun aber mit oder ohne Briefkopf - das Layout des Bewerbungsschreibens und damit auch Schriftart sowie Schriftgröße sollte mit dem des Lebenslaufs identisch sein. Die Frage des Layouts wiederum erübrigt sich, wenn man das Motivationsschreiben nicht als Anhang verfasst, sondern direkt ins E-Mail tippt.
Sie können das Bewerbungsschreiben ...
... in Briefform verfassen.
... auf einer blanken Seite schreiben.
... direkt im E-Mail platzieren.
Wie lange soll das Bewerbungsschreiben sein?
Als Richtwert empfiehlt Hanschitz eine Seite. Letztlich hängt die Länge des Motivationsschreibens aber davon ab, wie man es formatiert. Verfasst man es in Form eines Briefes, nimmt der Briefkopf bereits einiges an Platz ein. Hinzu kommen die Verabschiedung und die Unterschrift, sodass für die inhaltliche Ausführung gerade einmal eine halbe Seite übrigbleibt. Wer auf den Briefkopf verzichtet, hat deutlich mehr Platz zur Verfügung. Versuchen Sie jedoch nicht, diesen um jeden Preis zu füllen. Schließlich kommt es nicht auf die Länge, sondern auf den Inhalt des Schreibens an. Den größten Spielraum in puncto Länge haben Sie, wenn Sie das Motivationsschreiben nicht als Anhang mitschicken, sondern direkt im E-Mail platzieren.
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Was lege ich dem Motivationsschreiben bei?
Dem Bewerbungsschreiben beigelegt wird der Lebenslauf. Ebenso anhängen kann man Referenz- bzw. Empfehlungsschreiben. Unbedingt notwendig sei Letzteres aber nicht. "Empfehlungsschreiben sind mäßig bis gar nicht relevant. Manche HR-Manager lesen sie sich nicht einmal durch. Dasselbe gilt für das Dienstzeugnis", erklärt der Karriereberater. Wobei auch hier die Ausnahme die Regel bestätigt. "Wenn Sie sich bei einem 5-Sterne-Hotel bewerben und ein Empfehlungsschreiben vom 'Arlberg Hospiz' beilegen, schadet das sicher nicht. Das kennt jeder in der Branche." Insofern kann das Referenzschreiben dazu beitragen, dass der Recruiter bzw. die Recruiterin einen zweiten Blick auf die Unterlagen wirft. Ansonsten aber gilt: "Viel wichtiger ist die Performance im Interview."
Was ist der Unterschied zwischen ...
... dem Referenzschreiben und dem Dienstzeugnis?
Ein Referenz- bzw. Empfehlungsschreiben wird vom direkten Vorgesetzten verfasst. Das Dienstzeugnis wird vom Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin ausgestellt.
Ein Deckblatt kann, muss für das Bewerbungsschreiben aber nicht angefertigt werden. Wenn man sich für ein solches entscheidet, kann man es mit dem Foto und seinen persönlichen Daten gestalten.
Welche Fehler sollte man vermeiden?
"Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie sich bei mir melden würden" ... Wer sich sicher ist, dass er die ausgeschriebene Stelle haben will, sollte das auch klar und deutlich vermitteln. Ein "Würde" an der passenden Stelle ist schon in Ordnung. Keinesfalls aber sollte man es mit dem Konjunktiv übertreiben, drückt er letztlich doch Unsicherheit aus. Ebenso wenig sollte man übers Ziel hinausschießen, indem man dem potenziellen neuen Arbeitgeber zu verstehen gibt, dass man die Stelle eigentlich schon in der Tasche hat. Außer, so Hanschitz, man strebt einen Job im Sales-Bereich an. Hier gehört ein bestimmtes Auftreten quasi zum guten Ton.
Was dagegen nie gut ankommt, ist, sich über die Maßen zu loben. "Ich schreibe über meine Persönlichkeitsmerkmale, meine Stärken, meinen Arbeitsstil, wie ich unter Stress reagiere ..., nicht aber, dass ich der Beste, Schönste und Intelligenteste bin", stellt der Karrierecoach klar und ergänzt: "Wenn man eine Kenntnis oder Fähigkeit besitzt, die im Inserat explizit gefordert wird und über die nur wenige Leute verfügen, kann und soll man im Bewerbungsschreiben darauf hinweisen. In dem Fall ist die Grundregel, dass man das, was bereits im Lebenslauf steht, kein weiteres Mal anführt, außer Kraft gesetzt."
Verwenden Sie eine aktive Sprache mit kurzen, treffenden Sätzen. Und achten Sie darauf, dass Ihre Unterlagen frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sind. Ebenso vermeiden sollten Sie Standardfloskeln wie "Ich bin teamfähig, flexibel und bewahre in Stresssituationen stets kühlen Kopf". "Da merkt jeder, dass man sich in Wirklichkeit gar nicht mit seiner Person befasst hat", gibt Hanschitz zu bedenken.
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Steckbrief
Michael Hanschitz
Michael Hanschitz ist als New/Outplacement-Berater, Autor und Karrierecoach tätig. Er ist Gründer des Beratungsunternehmens Outplacementberatung und Autor des Buches "Menschen fair behandeln - Professionelles Trennungsmanagement & New/Outplacement". Mit seiner Arbeit unterstützt er Menschen und Organisationen bei schwierigen Veränderungsprozessen. Seine Devise lautet: Beraten mit Herz und Verstand.
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