Zeitmanagement: Tipps, Apps & Methoden zum Erfolg

Der Begriff Zeitmanagement steht im klassischen Sinn für den Zeitrahmen, der einem zur Verfügung steht, um eine Aufgabe zu erledigen. Grob gesehen ist hiermit aber auch gemeint, wie strukturiert man Aufgaben grundsätzlich angeht. Ob man die Fähigkeit besitzt, alle anfallenden Aufgaben so zu bewältigen, dass man ob der eigenen Organisation alles unter einen Hut bekommt. Besonders berufstätige Frauen und insbesondere Mütter von kleinen und schulpflichtigen Kindern sind hier oft die Heldinnen des Alltags, da sie es tagtäglich schaffen, ihren Nachwuchs in der Früh gestärkt mit einem Frühstück und einer Jause in die Schule zu bringen, selbst arbeiten zu gehen und sich später um Hausaufgaben, Haushalt, Abendessen und Spieleabende zu kümmern.

Zudem versteht man unter Zeitmanagement auch die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und wichtige Aufgaben vorzuziehen, respektive weniger wichtige und jene, die auch von anderen erledigt werden können, nachhaltig zu delegieren.

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Ein gutes Zeitmanagement kann auf unterschiedlichen Methoden beruhen. So gibt es beispielsweise die klassische "ABC Methode". Hierfür teilt man sich Aufgaben in drei Kategorien ein. Sämtliche Aufgaben mit Priorität 1 kommt in die A-Kategorie. Sie sollten zeitnah und von einem selbst erledigt werden. Prio-2-Aufgaben fallen in die Kategorie B und können etwas hintangestellt werden. Prio-3-Aufgaben, also Tätigkeiten, welche in die Kategorie C kommen, haben aktuell entweder keine allzu große Wichtigkeit oder können – noch besser – delegiert werden, weil hier keine Notwenigkeit besteht, sich selbst um sie zu kümmern.

Tipp: Es empfiehlt sich, sich bei neuen oder zeitaufwendigen Aufgaben stets zu überlegen, ob diese wirklich von einem selbst erledigt werden müssen oder vielleicht auch – ganz oder zumindest teilweise – von jemand anderem übernommen werden können. Ein gutes Zeitmanagement hat nämlich immer auch sehr viel damit zu tun, Aufgaben abgeben zu können und sich nicht für alles selbst verantwortlich zu sehen.

Noch mehr Tipps für ein besseres Zeitmanagement finden Sie hier.

Alles in allem dient ein gutes Zeitmanagement der gezielten Stressprävention. Je besser Sie Ihre Aufgaben organisieren, umso mehr Zeit bleibt Ihnen für sich selbst und Ihre Bedürfnisse. Ein Ansatz, der in der heutigen Zeit zusehends verlorengeht. Tatsächlich ist zu beobachten, dass sich Stress mittlerweile zu einer Art Modeerscheinung entwickelt hat. Tendenz steigend. Ganz nach dem Motto: Wer keinen Stress hat, ist nicht en vogue. Ein Burnout ist dabei fast schon ein selbstverständliches Accessoire auf der Karriereleiter.

Aus psychologischer Sicht ist jedoch dringend davon abzuraten, sich dieser Entwicklung hinzugeben und im Strom der kollektiven Überforderung mitzuschwimmen. Ein gutes und gelungenes Zeitmanagement ist das A und O der individuellen Stressprävention.

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Eine permanente Überforderung, hervorgerufen durch konsequenten Zeitmangel, nagt zusehends an der Gesundheit. Folgeerscheinungen sind psychosomatische Auswirkungen wie zum Beispiel Kopfschmerzen, Schlafstörungen und Schmerzen im Bewegungsapparat.

Zu welchen Beschwerden man neigt, kann man oftmals ganz pragmatisch aus dem Volksmund ableiten. Wer beispielsweise immer wieder Sätze wie "Ich bekomme meine Arbeit einfach nicht aus dem Kopf" sagt, neigt tendenziell zu stressbedingten Kopfschmerzen. Ein Satz wie "Da hab' ich mir wiedermal zu viel aufgeladen" stammt vermutlich von einer Person, die zu Rückenschmerzen neigt. Anderen wiederum schlagen Probleme auf den Magen oder aber etwas zwingt sie in die Knie. Derartige Wortspiele lassen sich unendlich lange weiterführen. Achten Sie darauf, welche Sätze Sie von anderen hören und - vor allem - welche Gedanken Ihnen selbst durch den Kopf gehen.

Ihr Zeitmanagement verbessern können Sie, indem Sie Aufgaben analysieren und - beispielsweise nach der oben beschriebenen ABC-Variante - neu überdenken. Müssen Sie sämtliche Aufgaben selbst erledigen oder können Sie auch die eine oder andere erfolgreich delegieren? Welche Aufgaben müssen sofort erledigt werden und welche können noch etwas warten?

Wichtig ist in beiden Fällen eine transparente Kommunikation. Wenn Sie Aufgaben, von deren Fertigstellung andere Personen abhängig sind, nach hinten verschieben, kommunizieren Sie diese Entscheidung! Auf diese Weise können Sie etwaigen Nachfragen oder gar Kritik aufgrund der längeren Bearbeitungsdauer von vornherein entgegenwirken. Ebenso klar kommuniziert werden muss das Delegieren von Aufgaben. Erst, wenn auch Ihr Umfeld weiß, dass Sie für die konkrete Aufgabe nicht mehr zuständig sind, können Sie sie von Ihrer Liste streichen. Ansonsten sind in der Wahrnehmung der anderen nach wie vor Sie für die Aufgabe verantwortlich und werden ständig mit ihr konfrontiert.

Für alle, die ständig irgendwo kleine Post-Its, Listen oder digitale To-Dos anlegen, könnte Evernote eine Hilfe sein: Die App ermöglicht das Sammeln, Ordnen und Finden von (abfotografierten) Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedensten Formaten. Sie macht die Dateien einfach auffindbar und lässt sie leicht weiterleiten.

Hier geht's zu: Evernote für iPhone, Evernote für Android

Viele verschwenden viel zu viel Zeit online. Meist in Sozialen Medien. Die App RescueTime erstellt detaillierte Berichte darüber, wie viel Zeit man auf welchen Seiten verbringt. Außerdem kann sie erledigte Aufgaben wie auch die Zeit, die für Mails und Meetings aufgewendet wird, erfassen. Somit kann man Zeitfresser eliminieren und sich den Arbeitstag besser einteilen.

Hier geht's zu: RescueTime für iPhone, RescueTime für Android

Passiert es Ihnen auch immer wieder, dass Sie in eine Sache vertieft sind, dann eine andere - beispielsweise ein Video, das man unbedingt sehen, oder einen Artikel, den man unbedingt lesen muss - aufpoppt und Sie von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ablenkt? Derartige Ablenkungen beeinträchtigen die Produktivität. Hier setzt Pocket an: Mit der App lassen sich Artikel für später speichern, um nichts zu verpassen, ohne sich ständig unterbrechen zu lassen.

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Die App verspricht, Ihr Leben binnen Sekunden zu organisieren. Auch wenn das nicht ganz so einfach gehen wird, so hilft sie immerhin dabei, einen Überblick im täglichen To-do-Wahnsinn zu behalten (oder zu bekommen). Man kann Prioritäten setzen und es gibt Listen, Kalender und Einkaufslisten - alles in einer App.

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Die App unterstützt dabei, Arbeitszeiten aufzuzeichnen und zu verwalten. Das ist besonders praktisch für Menschen, die recht frei oder gar selbständig an Projekten arbeiten. Zudem kann man mit der APP beispielsweise Stundensätze und geplante Budgets speichern sowie Rechnungen erstellen. Getestet werden kann die App gratis, dann kostet sie fürs Handy sieben Euro.

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Basierend auf der sogenannten Transaktionsanalyse gibt es einen Selbsttest, der hier Aufschluss gibt. Dieser Methode zufolge liegen unserem individuellen Verhalten fünf verschiedene Antreiber zugrunde. In der Regel können wir mindestens einen, oftmals auch zwei Antreiber für unser Verhalten identifizieren. Die Antreiber im Überblick:

• Der "Sei stark"-Antreiber hat gelernt, niemals Schwächen zu zeigen und alles alleine bewältigen zu müssen.

• Der "Beeil dich"-Antreiber denkt, der geborene Multitasker zu sein und alles immer sofort machen zu müssen.

• Der "Streng dich an"-Antreiber hat gelernt, nur für Leistung geliebt und anerkannt zu werden.

• Der "Sei gefällig"-Antreiber ist stets darauf bedacht, es immer allen recht zu machen.

• Der "Sei perfekt"-Antreiber ist davon überzeugt, dass Perfektionismus die Basis alles Handelns ist und Fehler niemals passieren dürfen.

Dem "Sei perfekt"-Antreiber fällt es besonders schwer, Aufgaben zu delegieren, da hierdurch der Weg für durch andere begangene Fehler frei wird. Fehler, die einem, so die Annahme, selbst nie passieren würden ...

Mit dem Antreiber-Test können Sie herausfinden, welcher Typ Sie sind.

Wir alle haben unsere(n) Antreiber. Den einzigen Fehler, den wir in diesem Zusammenhang machen können, ist, sich ihm bzw. ihnen weiterhin hinzugeben. Stattdessen sollten wir die Erkenntnis, welcher Antreiber dem eigenen Handeln zugrunde liegt, als Einladung zur Selbstreflexion sehen, mit ihm bzw. ihnen verbundene Muster und Lebensfallen loslassen und die Sichtweise auf die eigenen Antreiber verändern.

Passend dazu: So entkommen Sie Ihren Lebensfallen

Kinder übernehmen meistens das Zeitmanagement ihrer Eltern. Wenn Mama und Papa demnach sehr gestresst und immer in Eile sind, beim Essen stets aufs Handy schauen und Nachrichten beantworten, lernen Kinder, dass dieses Verhalten normal ist - mit der Folge, dass sie es selbst übernehmen. Genauso wie die elterlichen Erwartungshaltungen. Auf diese Weise entstehen die oben beschriebenen individuellen Antreiber. Lernen Kinder beispielsweise, nur für gute Leistungen geliebt zu werden, verankern sie in sich höchstwahrscheinlich den "Streng dich an"-Antreiber. Lernen Sie, dass Fehler etwas "Böses" sind und keinesfalls passieren dürfen, wird der "Sei perfekt"-Antreiber anerzogen.

Sinnvoller und gesünder ist es, den Kindern beizubringen, wie man Aufgaben priorisiert, dass man zwischendurch auch einmal entspannen darf und Ansichten wie "Zuerst die Arbeit, dann das Vergnügen" mittlerweile veraltet sind. Kombiniert man die Pflicht mit der Kür, macht beides mehr Spaß und geht zudem leichter von der Hand. Kleine Pausen fördern den Energiefluss und damit die Kreativität. Wenn Sie also darauf achten, dass Ihre Kinder immer wieder Pausen einlegen und sich austoben dürfen, fördern Sie eine gesunde Balance zwischen An- und Entspannung und zugleich einen Perspektivenwechsel auf die Dinge.

Was für das kindliche Handeln gilt, gilt genauso für den Job. Wenn Sie eine Aufgabe zwischendurch niederlegen, um später wieder an den Arbeitsplatz zurückzukehren, sehen Sie die Dinge oftmals ganz anders. Auf diese Weise lassen sich insbesondere herausfordernde Aufgaben lösungsorientierter angehen. Was nicht zuletzt wieder Zeit spart.