Honorarnoten werden vor allem von Freiberuflern und freien Dienstnehmern verwendet, um ihre Leistungen dem Kunden oder Auftraggeber in Rechnung zu stellen. Sie eignet sich für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten, bei denen kein Arbeitsverhältnis besteht und der Auftragnehmer kein eigenes Unternehmen betreibt.
Was genau ist eine Honorarnote?
In erster Linie ist eine Honorarnote ein Beleg, der an den Auftraggeber ausgegeben wird, um die erbrachte Leistung zu verrechnen. Rechnungen und Honorarnoten sind in Österreich grundsätzlich das Gleiche. Sowohl für das Einreichen einer Honorarnote als auch das Ausstellen einer Rechnung müssen bestimmte (die gleichen) Formvorschriften, abhängig vom Rechnungsbetrag, eingehalten werden.
Wer darf eine Honorarnote legen?
Gewerbetreibende stellen zumeist Rechnungen aus, Freiberufler eher Honorarnoten. So legen zum Beispiel Fitnesstrainer, Anwälte, Steuerberater, Architekten, Ärzte, etc. Honorarnoten.
Wer einen freien Dienstvertrag hat, legt ebenfalls Honorarnoten an seinen Auftraggeber. Dieser zahlt den genannten Betrag abzüglich der Sozialversicherungsbeiträge aus, die er an die Gebietskrankenkasse abführen muss.
Darf eine Privatperson sie stellen?
Ja, auch nicht-selbstständige Personen können eine Honorarnote stellen. Wichtig ist hierbei die jährliche Zuverdienstgrenze zu beachten. Es gibt bei Privatpersonen keine maximale Frist zur Abrechnung der erbrachten Leistung. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die erbrachten Leistungen möglichst genau angegeben werden, damit bei späterer Abrechnung nachvollziehbar ist, was geleistet wurde.
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Die Pflichtbestandteile
Bestimmte Merkmale und Daten, dürfen bei Honorarnoten nicht fehlen. Unterschieden wird zwischen Kleinbetragsrechnungen (bis zu 400 Euro) und solchen mit einem Wert von über 400 Euro.
Honorarnoten bis 400 Euro
Name und Anschrift des Leistungserbringers
Beschreibung der zur Verrechnung kommenden Leistung(en)
Zeitraum, in welchem eine Leistung erbracht wurde, oder Tag der Leistungserbringung
Rechnungsbetrag
Steuersatz, der zur Anwendung kommt
Datum der Ausstellung der Honorarnote
Beim zur Anwendung kommenden Steuersatz sieht das UstG (Umsatzsteuergesetz) bestimmte Beitragsgrenzen vor, bis zu welchen der Leistungserbringer umsatzsteuerbefreit ist. Gemäß § 6 Abs. 1 Z. 27 UStG liegt diese Grenze bei 35.000 Euro exkl. MwSt. Dies wird auch die sogenannte Kleinunternehmerregelung genannt. Kommt diese zum Tragen, muss in der Honorarnote darauf hingewiesen werden. Dazu genügt eine Klausel wie etwa "Umsatzsteuerfrei auf Grund der Kleinunternehmerregelung". Wird darauf jedoch vergessen, muss die Steuer an das Finanzamt abgeführt werden, man kann jedoch selbst keine Vorsteuer abziehen.
Honorarnoten über 400 Euro
Zusätzlich zu den oben genannten Punkten muss die Honorarnote noch Folgendes enthalten:
Leistungsempfängername und -anschrift
Entgelt ohne Umsatzsteuer
Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
Hinweis auf Steuerbefreiung, sofern eine solche vorliegt
Umsatzsteueridentifikationsnummer des die Leistung erbringenden oder liefernden Unternehmens
Fortlaufende Honorarnoten-Nummer
Honorarnoten über 10.000 Euro
Bei Rechnungsbeträgen über 10.000 EUR muss auch die UID Nummer des Leistungsempfängers angegeben werden.
Honorarnoten in Fremdwährung
Der Steuerbetrag ist in Euro anzuführen und in Einzelfällen die Umrechnungsmethode anzugeben. Gutschriften müssen auch als solche bezeichnet werden. Bei Differenzbesteuerung ist auf deren Anwendung hinzuweisen, indem beispielsweise die Art der Gegenstände und die Anwendung einer Sonderregelung angegeben wird. Ein Umsatzsteuerbetrag darf auf der Rechnung nicht angeführt werden.
Bei einer Leistungserbringung an ein Unternehmen hat die Abrechnung binnen sechs Monaten zu erfolgen. Es ist wichtig, diese Formvorschriften einzuhalten. Ist das nicht der Fall, kann im schlimmsten Fall der Rechnungsbetrag aberkannt, die Vorsteuer nicht geltend gemacht oder die Rechnung nur zum Teil anerkannt werden. Dies kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, vor allem, wenn es um größere Beträge geht.
Was gilt es bei der Versteuerung zu beachten?
Sobald mehr als 11.000 Euro Gewinn gemacht werden, ist eine Steuernummer zu beantragen und am Jahresende eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Die in den Honorarnoten angegebenen Einnahmen müssen also am Ende des Jahres im Rahmen der Einkommensteuererklärung versteuert werden. Honorarnoten müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
Einkommensteuer wird ab einem Gewinn von 11.000 Euro im Jahr fällig, Umsatzsteuerpflicht besteht ab 35.000 Euro Umsatz pro Jahr, darunter gilt die Kleinunternehmerregelung.
Hat man auch Einkünfte aus angestellter Tätigkeit, werden diese natürlich dazu gerechnet. Berechnet man Honorarnoten mit Umsatzsteuer, so muss diese selbstverständlich ans Finanzamt abgeführt werden.
Ist man freier Dienstnehmer, gilt man steuerrechtlich gesehen als Unternehmer (im Gegensatz zur Sozialversicherung). Man muss daher seine Einkünfte selbst versteuern.
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Honorarnote und Sozialversicherung
Ob man sich bei der SVS (Sozialversicherung der Selbständigen) pflichtversichern muss, hängt von der Höhe des Jahresgewinns ab. Hat man keinen Gewerbeschein, sind keine Versicherungsbeiträge zu zahlen, solange der Gewinn unter 5.830,20 Euro liegt. Die Höhe des Gewinns ersieht man am besten aus dem Einkommenssteuerbescheid des Vorjahres. Übersteigt dort der Gewinn die genannte Grenze, so ist das binnen 2 Monaten der SVS zu melden und es sind Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen. Versäumt man diese Frist, gibt es zusätzlich zu den Nachzahlungen noch einen Strafzuschlag von 9,3%. Als Faustregel gilt: Rund 28% des Gewinns muss man für die Sozialversicherung einzahlen.
Ist ein Gewerbeschein vorhanden, ist man automatisch von Beginn der Tätigkeit an in der SVS pflichtversichert.
Man zahlt zumindest:
bis zu einem Gewinn 5.830,20 Euro den Mindestbeitrag von 33,04 Euro/Monat für die Krankenversicherung.
bis zu einem Gewinn 6.475,00 Euro den Mindestbeitrag von 89,88 Euro/Monat für die Pensionsversicherung.
Auch hier gilt: Rund 27 Prozent des Gewinns muss man für die Sozialversicherung einzahlen.
Ist man über der Geringfügigkeitsgrenze angestellt und übt daneben eine selbstständige Tätigkeit aus, so ist man sowohl nach ASVG als auch bei der SVS krankenversichert. Manche bezeichnen dies als Doppelversicherung, man zahlt aber für jede Art der Tätigkeit nur die jeweiligen Beiträge.
