Home Office: Werden wir künftig mehr von zuhause aus arbeiten?

Bei Home Office einigen sich Arbeitgeber:innen mit ihren Arbeitnehmer:innen darauf, dass diese die vereinbarte Arbeitsleistung nicht im Betrieb, also zum Beispiel in einem Großraumbüro auf dem Unternehmensgelände, sondern in der Wohnung der Arbeitnehmer:innen erbringen sollen.

Home Office gab es unter dem Sammelbegriff "Telearbeit" selbstverständlich auch schon vor der Covid-Pandemie. Das Arbeiten von zuhause ist allerdings vor allem durch die Lock-Downs und die Notwendigkeit in vielen Unternehmen, den Betrieb auch am Laufen zu halten, wenn man nicht physisch an den bisherigen Arbeitsplatz kommen konnte, noch mehr in den Vordergrund gerückt. Immer mehr Bürotätigkeiten wie Human Resources, Buchhaltung, Einkauf wurden nun nach Möglichkeit ins Home Office verlegt. Für jede Tätigkeit, die nicht physisch auf dem Unternehmensgelände der Arbeitgeber:innen erledigt werden muss, kommt Home Office in Betracht.

Natürlich könnte man auch vereinbaren, dass sich die Arbeitnehmer:innen (bei Einhaltung bestimmter Vereinbarungen, wie zum Beispiel Datensicherheit und Datenschutz) auch viele weitere Arbeitsorte nach Belieben aussuchen dürfen. Hier spricht man dann aber von "Remote Work" oder "Mobile Office" im Allgemeinen, was über Home Office hinausgehen würde. Beim Home Office haben Arbeitnehmer:innen also keine vollkommene Freiheit, wo sie ihre Arbeit leisten wollen.

Für die Arbeitnehmer:innen ist Home Office häufig interessant, weil sie sich die Anfahrtszeit in das Unternehmen sparen. Auch genießen sie die Freiheit, ihre Arbeit ohne "überwachende" Blicke von Vorgesetzten verrichten zu können. Nachteilig kann es für sie natürlich sein, dass die Grenzen von Arbeit und Freizeit zunehmend verschwimmen, weil sie beides in den gleichen Räumlichkeiten erbringen. Viele sind - wenn sie zuhause am Laptop sitzen - geneigt, eben doch noch die eine berufliche E-Mail zu beantworten, die man ohne Home Office möglicherweise erst am nächsten Tag nach der Rückkehr ins Büro bearbeitet hätte.

Arbeitgeber:innen haben Home Office oft kritisch gesehen, weil ihnen die direkte Kontrolle der Mitarbeiter.innen nicht in gleicher Form möglich ist, wie zum Beispiel vor Ort in einem gemeinsamen Büro. Aber auch diese Vorbehalte wurden in den letzten Jahren massiv abgebaut, weil man erkannt hat, dass die meisten Arbeitnehmer:innen ihre Leistungen auch im Home Office mindestens gleich gut erbringen können. Gerade für junge Unternehmen kann Home Office ein Vorteil gegenüber der Notwendigkeit sein, sich teure Unternehmensimmobilien anzumieten, um so dem Personal geeignete Arbeitsplätze bieten zu können.

Bereits in der Vergangenheit enthielten vereinzelt Kollektivverträge Regelungen, die Home Office betroffen haben. Aufgrund der gesteigerten Relevanz wurden dann mit 1. April 2021 eigene allgemeine gesetzliche Regelungen eingeführt, die diese Materie transparent regeln sollten. Konkret findet man Bestimmungen im Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz, die den Themenbereich Home Office betreffen.

• Hier finden Sie das Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz: Gesetzliche Regelungen zum Home Office

Nach diesen Normen erbringt eine Person ihre Leistungen im Home Office, wenn sie regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung verrichtet. Die Wohnung muss dabei aber nicht zwingend der Hauptwohnsitz/gewöhnliche Wohnort einer Person sein. Als Wohnung würden zum Beispiel auch ein Neben- oder Zweitwohnsitz in Betracht kommen.

Es gelten aber auch sonstige arbeitsrechtliche Regeln im Home Office, wie z.B. solche die die Arbeitszeit, Ruhepausen oder Arbeitszeitaufzeichnungen betreffen.

Ganz allgemein lässt sich festhalten, dass es weiterhin kein "Recht auf Home Office" gibt.

Es können also weder die Arbeitnehmer:innen einseitig verlangen, Home Office bewilligt zu bekommen. Noch können die Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeiter:innen dazu verpflichten, dass diese ihre eigenen Wohnungen und Häuser als Arbeitsort bereitstellen müssten.

Home Office muss also auch nach den neuen Bestimmungen immer auf einer Vereinbarung zwischen den Arbeitsvertragsparteien beruhen. Diese muss schriftlich erfolgen. Schriftlich heißt dabei nicht unbedingt handschriftlich. Man könnte eine Home-Office-Vereinbarung also auch elektronisch abschließen (z. B. via E-Mail, Handy-Signatur etc).

Die Vereinbarung sollte auch Regelungen darüber enthalten, unter welchen Voraussetzungen Home Office wieder beendet werden kann. Also z.B., ob Home Office nur für einen befristeten Zeitraum ausprobiert werden soll, oder unter welchen Bedingungen man es wieder kündigen könnte. Trifft man keine anderen Vereinbarungen, kann Home Office aus wichtigem Grund jedenfalls unter Einhaltung einer Frist von einem Monat beendet werden.

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Selbstverständlich benötigen Arbeitnehmer:innen auch im Home Office die notwendige Ausrüstung, um ihre Aufgaben erfüllen zu können. Je nach Tätigkeit kann dies eine simplere Ausstattung wie ein Laptop und ein Mobiltelefon sein. Andere Jobs verlangen eine umfassende IT-Ausrüstung inklusive mehrerer Bildschirme, spezieller Software, Drucker und schnellerer Internetanbindung.

Auch im Home Office gilt grundsätzlich, dass Ausstattung, die für die Arbeitsverrichtung notwendig ist, von den Arbeitgeber:innen zur Verfügung gestellt werden muss. Sollten an diesen Arbeitsmitteln Schäden entstehen, können die Arbeitnehmer:innen zur Verantwortung gezogen werden. Sowohl für ihr eigenes Fehlverhalten als auch für jenes von anderen Personen (oder Haustieren) im gemeinsamen Haushalt, das die Arbeitgeber:innen schädigt. Einen gewissen Schutz bieten den Arbeitnehmer:innen dabei die Regeln des sogenannten Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes. Die Arbeitnehmer:innen müssen ihren Arbeitgeber:innen je nach dem Grad ihres Verschuldens dann Schadenersatz leisten. Bei nur geringfügigem Verschulden entfällt ihre Schadenersatzpflicht.

Es ist auch möglich, dass die Arbeitnehmer:innen ihre eigenen Geräte verwenden, um die Arbeit im Home Office zu erbringen. In diesem Fall sollte eine Vereinbarung darüber getroffen werden, ob und in welcher Höhe die Arbeitnehmer:innen dafür eine Vergütung von ihren Arbeitgeber:innen erhalten sollen. Entstehen bei der Arbeit Schäden am Eigentum der Arbeitnehmer:innen, haben die Arbeitgeber:innen dafür einen Ersatz zu leisten.

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Wenn die Arbeitgeber:innen den Arbeitnehmer:innen die digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, die für die Arbeit erforderlich sind, gilt das nicht als "Sachbezug". Das bedeutet, dass der Wert dieser Bereitstellung bei den Arbeitnehmer:innen nicht als Entgeltbestandteil zu werten ist, der sonst die Berechnungsgrundlage für Sozialversicherung, Lohnsteuer etc. erhöhen würde. Diese Regel gilt vorerst bis Ende 2023.

Sollten Arbeitnehmer:innen zur Abgeltung von Mehrkosten im Homeoffice von ihren Arbeitgeber:innen eine Pauschalabgeltung erhalten, so ist das bis zu EUR 3,00 pro Tag, höchstens jedoch für 100 Tage pro Kalenderjahr steuerfrei möglich. Damit bleiben also Leistungen aus dieser Home-Office-Pauschale bis zu maximal EUR 300,00 pro Jahr steuerfrei.

Darüber hinaus besteht für Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, in ihrer Arbeitnehmerveranlagung Ausgaben für ergonomische Einrichtungen für den Homeoffice-Arbeitsplatz als Werbungskosten geltend zu machen. Voraussetzung dafür ist aber, dass sie diese Ausgaben auch tatsächlich belegmäßig nachweisen können und sie zumindest 26 Tage im Jahr ausschließlich im Home Office gearbeitet haben.

Neben diesen Erleichterungen gibt es noch weitere Varianten. Um die Anwendbarkeit dieser Bestimmungen auf die eigene Situation genau prüfen zu lassen ist es empfehlenswert, dass Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen die verschiedenen Möglichkeiten mit Steuerberater:innen besprechen.

Unfälle können im Haushalt immer passieren. Dies gilt natürlich auch, wenn man sich zuhause aufhält, um im Rahmen von Home Office Arbeitsleistungen zu erbringen. Arbeitsbedingte Unfälle in der Wohnung gelten dann als Arbeitsunfälle. Versucht man also z.B. mit dem Laptop in der Wohnung einen besseren Standort für die geplante Videokonferenz zu finden und stolpert dabei über den Teppich, ist das von den Regelungen für Arbeitsunfälle gedeckt.

Viele Unternehmen haben spätestens mit den pandemiebedingten Lock-Downs erkannt, dass Home Office nicht unbedingt der Feind der Produktivität sein muss. Obwohl es noch vor wenigen Jahren massive Widerstände der Geschäftsführung dagegen gab, auch nur einzelne Tage im Home Office zuzulassen, ändert sich diese Haltung zusehends.

Auch Arbeitnehmer:innen haben gelernt, dass sie ihre Arbeitsleistung genauso gut von zu Hause wie in einem Großraumbüro erbringen können. Daher zählt die Möglichkeit, Home Office nutzen zu können zum Kriterienkatalog vieler Jobsuchender. Dabei wird es auch von der angestrebten Tätigkeit und der jeweiligen Industrie abhängen, wie einfach eine Position mit Home Office Möglichkeit gefunden werden kann. Während Technikerinnen, die unter gewissen klimatischen Bedingungen an einem Werkstück arbeiten sollen, wohl eher in den Betrieb der Arbeitgeber:innen kommen müssen, wird dies bei Angestellten im Controlling zum Beispiel nicht so wichtig sein.

Viele Unternehmen haben Home Office als interessantes Benefit entdeckt und preisen diese Möglichkeit auch bereits in Stellenausschreibungen an. Wenn eine ausgeschriebene Stelle interessant klingt, aber ursprünglich kein Home Office vorsieht, bleibt Kandidat:innen immer noch die Option, im persönlichen Vorstellungsgespräch aufzuzeigen, weshalb für die konkrete Position Home Office vielleicht doch in Betracht gezogen werden sollte.